Antes de cadastrar as novas turmas no iScholar, recomendamos que você visite todos os itens do menu 'Coordenação' e verifique se existe a necessidade de atualizar algum dado. Esse procedimento deve ser realizado independente se você é um novo cliente ou se deseja somente abrir novas turmas em um período letivo que está para começar. Sigas as orientações abaixo:
1º) Unidades escolares
Nesta opção do menu, faça uma breve análise e cadastre novas unidades, desative unidades que não estão mais em funcionamento e atualize informações cadastrais tais como endereço, telefone, responsáveis, etc.
2º) Salas de aula
Se alguma sala deixou de existir, faça a edição e altere a sua situação para INATIVA. Se novas salas foram construídas, faça o cadastro. Lembrando que nesta fase estamos falando das salas físicas. Por isso, não utilize nomes de turmas pra realizar esse cadastro. Faça uso de nomes mais genéricos porque devemos pensar que, ao longo dos anos, diferentes turmas poderão utilizar esta sala de aula. Exemplos: Sala 01, Sala A, Sala 2B, etc.
3º) Cursos
Verifique se todos os cursos oferecidos pela escola estão cadastrados neste item. Você pode cadastrar novos cursos se for necessário e editar alguma informação dos cursos existentes. Caso a escola não ofereça mais um determinado curso, o sistema só permitirá a remoção caso não haja ainda nenhuma turma cadastrada para ele. Importante! Nesta etapa, ainda não estamos falando de turmas, somente de cursos. Por isso, não cadastre cursos do tipo 1º ANO A 2018 (ENSINO MÉDIO). Tomando como base este exemplo, o certo seria somente 1º ANO (ENSINO MÉDIO).
4º) Grupos de horários
É interessante verificar se houve alguma alteração nas estruturas de horários que serão utilizadas pelas turmas nos novos períodos letivos. Suponha que no ano 2017 o 1º HORÁRIO começava às 7 da manhã e em 2018 começará às 8 da manhã, nesse caso é importante que a escola crie um novo grupo de horários. Outro exemplo onde recomendamos a criação de diferentes grupos de horários é se os horários de início e/ou término das aulas são diferentes entre as turmas. Exemplos de nomes que você poderia utilizar: 2018 - ENSINO MÉDIO, 2018 - MANHÃ, 2018 - INTEGRAL, etc. Não é necessário cadastrar os intervalos.
5º) Disciplinas
Se precisar adicionar uma disciplina recentemente incluída nas grades curriculares do novo período letivo, clique em 'Cadastrar'. Sabemos que isso raramente acontece, mas é importante dizer.
6º) Grades curriculares
Designado para o cadastro de toda a programação de cada ano letivo onde será inserido todas as disciplinas que compõem o plano curricular do curso e sua carga horária total.
Será no cadastro da grade curricular que as disciplinas serão identificadas por sua base (Nacional comum, Parte diversificada ou parte técnica),pelo seu tipo de avaliação (Numérica ou conceitual), carga horária da disciplina e se a mesma será uma disciplina optativa ou obrigatória.
Crie grades curriculares diferentes mesmo se houver pequenas diferenças entre as disciplinas que as compõe. Ex: 2018 - 1º ANO DO ENSINO FUNDAMENTAL, 2018 - ENSINO MÉDIO.
Para agilizar seu trabalho, você pode utilizar o recurso de replicar que fica na coluna de opções para criar cópias de outra grade com configuração semelhante à que você deseja cadastrar.
7º) Períodos letivos
Cadastre os novos períodos letivos que você julgar necessários. Exemplo: 2017, 2017/1, 2018/1º SEMESTRE, etc.
Se a escola oferecer cursos onde a data de início e término serão diferentes será necessário cadastrar períodos letivos de acordo com o curso. Ex: 2016 - Técnico de Radiologia, 2016 - Ensino Fundamental e Médio, 2016 - Técnico de Enfermagem, etc.
No cadastro do período letivo, será definido a data 'Limite para matrículas', podendo ser inserida a data de término do ano letivo para casos que a escola realiza matrículas em qualquer período do ano letivo.
As opções para limitar o acesso ao painel do aluno e professor são selecionadas junto ao cadastro do período letivo.
8º) Sistemas avaliativos
Para cadastrar corretamente os sistemas avaliativos das turmas, clique aqui para visualizar o artigo.
9º) Calendários Escolares
O calendário escolar será vinculado de acordo com o período letivo cadastrado e sistema avaliativo, para casos que a escola estiver mais de 1 período letivo e sistema avaliativo, deve-se criar calendários específicos para que haja o vínculo das informações. Utilize nomes de fácil identificação. Ex: 2017 - ENSINO MÉDIO, 2018 - ENSINO FUNDAMENTAL.
Fique atento ao campo 'Dt. fechamento das notas'. Só depois dessa data é que o aluno estará APROVADO, REPROVADO ou em RECUPERAÇÃO. Até lá, sua situação será 'CURSANDO'.
Depois que cadastrar um calendário, você poderá marcar os dias letivos. Para o iScholar, interessa apenas os dias letivos. Não é necessário cadastrar recessos ou feriados. Lembre-se também de cadastrar as 'Aulas de reposição e complementação do calendário' se você já tiver essas informações.
10º) Planos de pagamento
Caso você tenha assinado o módulo 'Financeiro', cadastre os valores que serão praticados pelas turmas. Primeiro dê um nome para o grupo de valores. Ex: 2018 - ENSINO MÉDIO, 2017/1 - TÉCNICO EM ENFERMAGEM, etc. Depois, inclua os valores de referência pra cada item. Lembre-se de sempre cadastrar o valor cheio e o número de parcelas em que o item é negociado com mais frequência. Descontos e alterações na quantidade de parcelas serão permitidos durante a negociação com o responsável. Um exemplo: Se a sua mensalidade é 900 reais e geralmente são cobradas em 12 vezes, cadastre o valor R$ 10.800,00.
11º) Abrindo as turmas
Pronto! Agora é só acessar o menu 'Secretaria :: Turmas', clicar em 'Cadastrar' e selecionar as informações que você acabou de rever nos passos acima.