O iScholar Docs é uma plataforma de assinatura eletrônica totalmente integrada ao ERP iScholar, desenvolvida para simplificar e otimizar os processos de matrículas, rematrículas e assinatura de contratos diversos. Com a integração nativa ao sistema, você garante segurança jurídica e eficiência em todas as assinaturas realizadas, tudo de forma automatizada e centralizada. Isso reduz a necessidade de intervenção manual, centraliza os documentos em um único lugar e oferece mais praticidade para a sua instituição.
Principais funcionalidades:
Integração Nativa: Totalmente integrado ao ERP iScholar, permitindo maior controle e eficiência no envio e recebimento de documentos.
Validade Jurídica: As assinaturas são certificadas pelo ICP-Brasil, assegurando a validade jurídica e a conformidade legal de todos os documentos.
Automatização: Elimine processos manuais, como o upload e arquivamento de documentos, e agilize as assinaturas, economizando tempo.
Para contratar o serviço, entre em contato com nosso suporte via chat ou WhatsApp: (34) 2512-0244.
1. Gerenciando sua Assinatura no iScholar Docs
Para visualizar e gerenciar sua assinatura do iScholar Docs, siga os passos abaixo:
Acesse o menu Administração >> Minha assinatura.
2. Clique na aba iScholar Docs, onde você verá:
Informações sobre seus planos contratados;
O número de envios de documentos disponíveis para assinatura;
O saldo atual de envios e a data limite para utilização.
Ao clicar nos três pontos ao lado das informações do plano, você terá acesso ao extrato de conta, detalhando todos os processos de assinatura iniciados. Isso permite o controle sobre os documentos enviados e a gestão eficiente do uso da plataforma.
2. Configurações para Envio de Documentos
O iScholar Docs oferece duas maneiras de enviar documentos para assinatura eletrônica:
Através do sistema iScholar em Matrículas >> Impressão de documentos;
Via Matrícula Online, onde os documentos são enviados automaticamente ao finalizar o processo de matrícula.
Além disso, é possível configurar documentos obrigatórios que precisam ser assinados para a confirmação de matrículas dos alunos. Para fazer isso, siga os passos abaixo:
2.1 Criando e Configurando Modelos de Documentos
Vá até Secretaria >> Modelo de documentos.
Crie ou edite as configurações do documento que deseja utilizar para assinatura eletrônica (artigo de ajuda Modelo de documentos).
Na tela 'Editar configurações', defina os signatários na seção "Assinatura eletrônica". Os signatários podem ser:
Aluno;
Responsável principal;
Segundo responsável;
Pai, mãe ou outro funcionário da instituição.
Se dois signatários compartilharem o mesmo e-mail, o documento será enviado apenas uma vez para esse endereço. Caso algum signatário não possua e-mail cadastrado, o fluxo de assinatura prossegue normalmente, sem a participação desse signatário.
Ao utilizar o documento no processo de matrícula online, lembre-se de marcar o campo de e-mail como obrigatório para os signatários.
Outra configuração importante nesta tela é o prazo final para assinatura. Isso determina até quando o documento pode ser assinado eletronicamente. Caso não seja assinado até a data definida, o documento expirará e não poderá mais ser utilizado.
Após concluir essas configurações, clique em Salvar, e seu documento estará pronto para ser enviado para assinatura eletrônica.
2.2 Configuração na Turma
Dentro do menu Secretaria >> Turmas :: Editar, caso permita que a turma admita matrículas não confirmadas, vocês pode escolher uma das seguintes opções para confirmar matrículas automaticamente:
A matrícula deve ser confirmada manualmente.
Confirmar matrícula automaticamente quando a primeira parcela for paga.
Confirmar matrícula automaticamente quando todos os documentos obrigatórios forem assinados eletronicamente.
Confirmar matrícula automaticamente quando a primeira parcela for paga e todos os documentos obrigatórios forem assinados eletronicamente.
Se optar por uma dessas configurações que envolvem documentos obrigatórios, você deve cadastrar esses documentos em Documentos exigidos para assinatura.
Somente os documentos marcados como obrigatórios influenciarão a confirmação automática da matrícula.
Essa configuração é especialmente importante se você utiliza a matrícula online, os documento, sejam eles Obrigatórios ou Opcionais, informados no campo Documentos exigidos para assinatura, serão enviados para assinatura durante o processo do Matrícula online.
3. Envio de Documentos para Assinatura Eletrônica
3.1 Envio pelo Sistema iScholar
Para enviar documentos para assinatura pelo sistema iScholar, siga os passos abaixo:
Certifique-se de que as configurações mencionadas no Tópico 2.1 já foram realizadas.
Vá em Secretaria >> Matrículas, selecione o aluno desejado e clique em Impressão de documentos.
Na tela de impressão, selecione a categoria do documento (previamente cadastrada em Modelo de documentos) e clique em Enviar para assinatura eletrônica.
Será exibida uma aba de confirmação com os dados de envio. Verifique se os signatários estão corretos e clique em Enviar para assinatura eletrônica.
Após o envio, você poderá visualizar todos os documentos enviados, o status de cada um e outras opções:
Visualizar signatários;
Download do documento;
Retransmitir;
Remover pedido.
3.2 Envio via Matrícula Online
Para utilizar o envio automático de documentos via matrícula online, é necessário ter realizado as configurações descritas nos Tópicos 2.1 e 2.2, além das configurações específicas para matrícula online (artigo de ajuda Matrícula Online).
Após a conclusão da matrícula online, os documentos configurados serão enviados automaticamente para os signatários. Estes receberão um e-mail com um link para assinar o documento. Na última etapa do processo de matrícula, caso o responsável principal seja um dos signatários, ele poderá clicar em Assinar documento e ser redirecionado para assinatura.
4. Gerenciando Documentos no iScholar Docs
Todos os documentos enviados para assinatura pelo iScholar Docs são entregues por e-mail para os signatários. No entanto, também é possível acessar o portal do iScholar Docs para visualizar e gerenciar todos os documentos pendentes ou já assinados.
Acesse o portal em https://docs.ischolar.app e clique em Entrar.
Insira seu e-mail e receba o código de segurança para autenticar sua sessão.
Dentro do sistema, você poderá ver todos os documentos enviados, agrupados por emissor. Para visualizar os documentos de um emissor específico, clique em Alterar emissor.
Uma funcionalidade adicional é a Assinatura em Lote, que permite a assinatura de vários documentos de uma só vez. Para utilizar essa função, clique em Assinatura em lote, selecione os documentos desejados e finalize o processo.
5. Relatório Assinatura Eletrônica
Para gerenciar todos os documentos enviados para assinatura e acompanhar o status de cada um, siga o caminho:
Vá em Secretaria >> Relatório >> Assinatura eletrônica.
Nesta tela, você terá acesso a um relatório detalhado que permite visualizar os documentos já enviados e o andamento das assinaturas. O relatório oferece diversas opções de filtro para facilitar sua análise, como:
Unidades: Filtra os documentos por unidade específica, facilitando o acompanhamento por campus ou filial.
Período: Permite selecionar um intervalo de datas para visualizar apenas os documentos enviados ou assinados dentro de um período determinado.
Documento: Filtra os resultados por tipo de documento, seja matrícula, rematrícula, contrato financeiro ou outro tipo cadastrado.
Status do Documento: Aqui você pode ver o status atual de cada documento, como "Aguardando assinatura", "Assinado", "Expirado" ou "Cancelado".
Após aplicar os filtros desejados, você pode escolher entre visualizar os resultados diretamente na tela ou exportar os dados em Excel.
Este guia detalhado oferece uma visão completa do iScholar Docs e de como utilizá-lo para gerenciar e otimizar as assinaturas eletrônicas na sua instituição.
Em caso de dúvidas, entre em contato com o nosso suporte!