O que é a Secretaria Digital?
A Secretaria Digital é um recurso disponível no sistema iScholar para todos os clientes. Seu objetivo é centralizar, de forma organizada e segura, a visualização de documentos diretamente pelo sistema.
Os documentos exibidos na Secretaria Digital são aqueles que foram assinados eletronicamente via iScholar Docs ou arquivados por meio do GED. Por isso, para que essa funcionalidade esteja ativa de forma completa, é necessário que a instituição utilize o serviço iScholar Docs, que pode ser contratado apenas com a assinatura eletrônica (SIGN) ou com o pacote completo de SIGN + GED.
Etapas para utilizar a Secretaria Digital
Como liberar permissões de acesso à Secretaria Digital
Para que usuários internos possam acessar a Secretaria Digital no sistema, é necessário liberar a permissão para grupos de acesso ou para usuários individualmente.
Liberação por Grupo de Acesso:
Acesse o menu Administração >> Grupos de Acesso.
Selecione o grupo desejado (exemplo: Coordenação).
No menu lateral, clique em Secretaria e desça até o item Secretaria Digital.
Marque os itens que o grupo poderá visualizar:
Importante: o usuário visualizará apenas documentos relacionados às unidades às quais ele tem permissão.
Liberação por Usuário
Acesse o menu Administração >> Usuários.
Selecione o usuário desejado e clique em Gerenciar Permissões.
Siga o mesmo caminho e selecione os mesmos itens listados na liberação por grupo.
Observação: se o usuário já pertence a um grupo com a permissão liberada, não é necessário liberar individualmente.
Como utilizar a Secretaria Digital pela interface do iScholar
Após a liberação das permissões, os usuários poderão acessar a Secretaria Digital da seguinte forma:
No menu, vá em Secretaria >> Secretaria Digital.
A funcionalidade será aberta em uma nova aba do navegador. No topo da tela, escolha o tipo de documento que deseja visualizar:
Para buscar um documento, selecione o tipo de documento, por exemplo 'Aluno' e digite o nome ou o CPF do aluno (o mesmo para documentos vinculados a matrículas, responsáveis e funcionários).
A pasta correspondente será aberta com todos os documentos arquivados.
Ao buscar por um aluno, serão exibidas todas as pastas relacionadas a ele: a pasta pessoal e as pastas das matrículas vinculadas.Pasta pessoal: reúne documentos diretamente associados ao aluno, independentemente da matrícula, como histórico escolar, comprovantes ou outros documentos pessoais.
Pastas de matrícula: contêm documentos vinculados a um período ou matrícula específica, como contratos, declarações ou termos assinados.
No exemplo abaixo, abrimos a pasta da aluna Daniela Santos Monteiro. Ela possui uma pasta pessoal, com documentos associados diretamente ao aluno, e duas pastas de matrícula. No caso dela, a pasta pessoal não contém nenhum documento assinado ou arquivado.
Na pasta vinculada à sua matrícula no curso de Direito – 2025/1, estão armazenados dois contratos que ainda aguardam assinatura eletrônica.
No Secretaria digital, é possível você:
Baixar todos os documentos da pasta em lote.
Visualizar ou baixar os documentos individualmente.
Assinar eletronicamente, se o usuário for signatário.
Reenviar o pedido de assinatura por e-mail.
Visualizar o status dos signatários e os logs de envio.
Alternar entre diferentes pastas, que ficam listadas à esquerda da tela.
Fechar as pastas individualmente ao finalizar o uso.
Acesso pelo Painel do Aluno e pelo aplicativo
A Secretaria Digital também pode ser disponibilizada para responsáveis e alunos, tanto no Painel do Aluno quanto no aplicativo. Veja como configurar:
Liberação no Painel do Aluno:
Acesse Administração >> Configurações.
Clique em Painel do Aluno e do professor.
Adicione o item Secretaria Digital ao menu do painel.
Liberação no Aplicativo:
Acesse Administração >> Configurações.
Vá em Agenda Escolar.
Libere o módulo da Secretaria Digital para alunos e responsáveis.
Visualização pelo Aplicativo - Aluno:
O aluno terá acesso à sua própria pasta pessoal (documentos independentes da matrícula, como histórico escolar) e às pastas de matrícula (documentos como contratos e declarações específicas da matrícula).
Visualização pelo Aplicativo - Responsável:
O responsável visualizará os documentos vinculados a ele e aos alunos dos quais é responsável.
Visualização pelo Painel do Aluno:
O aluno terá acesso à sua própria pasta pessoal (documentos independentes da matrícula, como histórico escolar) e às pastas de matrícula (documentos como contratos e declarações específicas da matrícula).
Como arquivar documentos ou enviá-los para assinatura com o iScholar Docs
A Secretaria Digital se alimenta automaticamente dos documentos assinados eletronicamente ou arquivados por meio do iScholar Docs. Veja como fazer esse envio:
Vá até qualquer relatório do sistema (ex: Secretaria >> Relatórios >> Ficha de Matrícula) ou através da tela de Gestão de documentos da Matrícula, indo em Secretaria >> Matrículas >> Gestão de documentos.
Preencha os filtros e gere o relatório normalmente.
No canto da tela, clique no botão do iScholar Docs.
Escolha se deseja:
Assinar eletronicamente o documento.
Arquivar diretamente no GED.
Defina:
Para quais alunos os documentos serão arquivados.
Se será um documento único por aluno ou um arquivo agrupado.
Se deseja ativar a consulta pública (validação digital).
Se o documento terá uma data limite de validade pública, como em declarações temporárias.
Clique em Confirmar para finalizar o processo.
Após o envio, os documentos estarão imediatamente disponíveis na Secretaria Digital, tanto na interface da escola quanto para o aluno/responsável (caso a liberação esteja feita).
Caso o documento seja arquivado com carimbo digital, ele poderá ser validado no site: https://docs.ischolar.app, utilizando o código de validação inserido no rodapé do documento.
A Secretaria Digital foi criada para simplificar e centralizar o acesso a documentos no ambiente escolar, oferecendo mais agilidade, segurança e organização tanto para a equipe interna quanto para alunos e responsáveis.
Em caso de dúvidas sobre a configuração ou uso da funcionalidade, nossa equipe de suporte está à disposição para ajudar.