O que é a conciliação bancária?
A conciliação bancária é o processo de comparar os lançamentos financeiros registrados no sistema iScholar com os extratos bancários da empresa, garantindo que todas as movimentações estejam corretas e correspondam entre si. Essa verificação permite identificar eventuais divergências, lançamentos duplicados ou esquecidos, promovendo maior controle e precisão na gestão financeira.
Benefícios de utilizar a conciliação bancária:
Maior controle financeiro: garante que todas as receitas e despesas estejam registradas corretamente.
Redução de erros e fraudes: identifica rapidamente inconsistências entre o sistema e o banco.
Facilidade na auditoria e prestação de contas: com dados conciliados, fica mais simples justificar movimentações financeiras.
Tomada de decisão mais assertiva: relatórios confiáveis ajudam na análise financeira da empresa.
Etapas para utilizar a nova funcionalidade de conciliação bancária
1. Como liberar as permissões para utilizar a conciliação bancária
Para que um usuário consiga acessar e utilizar a funcionalidade de conciliação bancária, é necessário liberar permissões específicas. Essas permissões podem ser concedidas diretamente a um Grupo de acesso ou a um Usuário individual.
Liberação por grupo de acesso
Acesse o menu "Administração" > "Grupos de Acesso".
Localize o grupo ao qual você deseja conceder as permissões (ex: Administradores) e clique no ícone de chave.
Agora você verá uma lista de permissões divididas por módulo. As permissões necessárias para a conciliação bancária estão nos seguintes módulos:
Módulo "Coordenação" >> Empresa.
Ative as permissões desejadas, como:
Visualizar empresas
Cadastrar empresas
Alterar empresas
Deletar empresas
Módulo "Financeiro" >> Conciliação Bancária.
Ative as seguintes permissões:
Administrar conciliações bancárias
Configurar assistente de conciliação bancária
Com essas permissões ativadas, os usuários do grupo já poderão utilizar a nova funcionalidade.
Liberação por usuário específico
Se você quiser liberar as permissões apenas para um usuário em particular, siga os passos abaixo:
Vá em "Administração" > "Usuários".
Localize e selecione o usuário desejado.
Clique em "Gerenciar Permissões".
Repita os mesmos passos anteriores:
Em "Coordenação", libere as permissões de Empresa.
Em "Financeiro", ative as permissões relacionadas à Conciliação bancária.
Pronto! O usuário já estará com os acessos necessários para iniciar o uso da conciliação bancária.
2. Cadastro e configuração de empresas
Como cadastrar e configurar as empresas
Após liberar as permissões necessárias, o próximo passo é realizar o cadastro das empresas (CNPJs) que serão utilizadas na conciliação bancária.
Por que esse passo é importante?
No iScholar, o cadastro de empresas permite que o sistema reconheça os CNPJs vinculados às contas bancárias da instituição. É a partir desses CNPJs que os extratos bancários serão identificados e utilizados durante a conciliação.
⚠️ Mesmo que você já tenha unidades escolares cadastradas no sistema, é necessário cadastrar separadamente os CNPJs utilizados nas movimentações bancárias.
Diferença entre Unidades Escolares e Empresas
As unidades escolares já existentes podem representar espaços físicos ou formas de gestão interna da escola.
Uma empresa (CNPJ) pode estar associada a uma ou várias unidades escolares, sem problema algum.
Passo a passo para cadastrar uma empresa:
Acesse o menu Coordenação >> Empresas (disponível para usuários com permissão).
Clique no botão "Cadastrar".
Preencha o CNPJ da empresa.
O sistema irá buscar automaticamente os dados associados, como:
Razão Social
Nome Fantasia
Informe os dados do responsável pela empresa, preenchendo:
Nome completo
E-mail
CPF
Telefone de contato
Na parte inferior da tela, associe as unidades escolares que utilizam esse CNPJ.
Clique em "Salvar".
Pronto! A empresa estará cadastrada no sistema e pronta para ser utilizada na conciliação bancária.
3. Como cadastrar e configurar o Assistente de Conciliação Bancária
Depois de liberar as permissões e cadastrar suas empresas (CNPJs), é hora de configurar as contas bancárias que serão utilizadas no processo de conciliação. Essa etapa é feita por meio do Assistente de Conciliação Bancária, disponível no módulo Financeiro.
Acesse o Assistente
Vá até o menu Financeiro.
Acesse o item Conciliação Bancária.
Clique em Configurar Assistente.
Formas de utilizar o assistente
O iScholar oferece duas opções para conciliação bancária:
1. Conciliação via OFX
Esse modo permite que você importe manualmente os extratos bancários no formato .OFX, fornecidos pelo seu banco.
Para ativar:
Clique na coluna "OFX" da conta desejada.
Aguarde alguns segundos até o status mudar e o recurso ser ativado.
2. Conciliação Automática
Neste modo, o sistema se conecta automaticamente ao seu banco e importa os extratos diariamente, sem que você precise fazer uploads manuais.
O plano atual permite ativar até 5 contas bancárias para conciliação automática.
Para ativar:
Clique na coluna "Automático".
Aguarde o carregamento.
Na próxima tela, siga o passo a passo apresentado para liberar o acesso à sua conta.
Selecione a aba 'EMPRESAS'.
Escolha o banco: Banco do Brasil, Sicredi, Inter, Caixa, Bradesco, entre outros.
Cada banco terá etapas específicas para liberar o acesso via protocolo seguro.
Quando a ativação for concluída, você verá o botão azul indicando que a conta está ativa, assim como na ativação via OFX.
3. Como informar uma data de corte para o início das suas conciliações bancárias
Na tela "Configurar Assistente", você também pode definir a data de corte que será utilizada para iniciar a conciliação bancária de uma determinada conta. Essa data serve como referência para o sistema considerar os lançamentos a partir daquele ponto.
Para isso, siga os passos abaixo:
Clique nos três pontinhos ao lado da conta bancária desejada;
Selecione a opção "Configurações da conta";
Informe a data de corte desejada;
Salve as alterações.
A partir dessa configuração, o sistema utilizará a data informada como ponto inicial para a conciliação dos lançamentos bancários.
4. Como realizar a Conciliação Bancária
Após ativar sua conta bancária no assistente de conciliação (seja via OFX ou automático), você já pode começar a realizar a conciliação bancária diretamente pelo sistema.
Acesso à tela de conciliação
Acesse Financeiro > Conciliação Bancária.
No topo da tela, você verá todas as contas bancárias ativas, separadas por:
Contas com pendências de conciliação
Contas sem pendências
Visualizando os lançamentos do extrato bancário
Na aba 'Conciliações pendentes' as informações trazidas do extrato bancário são exibidas em negrito, linha por linha.
Exemplos:
Recebimentos positivos: R$ 1.500,00 | R$ 1.800,00
Pagamentos negativos: R$ -500,00 | R$ -800,00 | R$ -200,00
Abaixo de cada linha do extrato, o sistema tenta identificar movimentações correspondentes já lançadas no iScholar.
Conciliando lançamentos
Para conciliar, basta selecionar a movimentação correta e clicar para finalizar a conciliação.
Caso a movimentação ainda não esteja lançada no sistema, você pode criá-la diretamente clicando no botão ➕:
Como lançar manualmente:
Clique no botão ➕ ao lado do item.
Escolha se é:
Recebimento
Pagamento
Transferência
O sistema preencherá automaticamente: Descrição; Data; Conta bancária e Valor.
Basta selecionar a conta de destino no sistema e confirmar.
Conciliando com múltiplas movimentações
Se o valor no extrato bancário for uma soma de várias movimentações no iScholar, você pode associar mais de uma movimentação ao mesmo item do extrato:
O sistema calcula automaticamente a diferença entre o valor total selecionado e o valor do extrato.
Exemplo:
Um pagamento de R$ 800,00 no extrato pode ser conciliado com duas movimentações internas de R$ 500,00 e R$ 300,00.
Acompanhamento pelo resumo
Na aba Resumo, você pode visualizar o status geral da conciliação:
Lançamentos existentes no iScholar ainda não conciliados.
Lançamentos conciliados com sucesso.
Lançamentos que constam apenas no extrato, sem correspondência no sistema.
Você também verá:
Diferença de saldo entre o iScholar e o banco.
Quantidade de itens pendentes de conciliação:
Sempre que houver pendências de conciliação, será exibido um ícone em vermelho alertando na tela principal do assistente.
Importações de extrato
Na aba Importações:
Contas que utilizam o modelo OFX: podem importar manualmente os arquivos
.OFXdo banco.
Contas que utilizam o modelo automático: conseguem acompanhar o histórico de importações automáticas, incluindo:
Data e hora do processamento
Quantidade de lançamentos processados
Situação: sucesso ou erro
O Assistente de Conciliação Bancária do iScholar foi criado para tornar o processo mais ágil, organizado e seguro. Ele permite que você controle e registre com precisão todos os recebimentos e pagamentos relacionados à sua conta bancária, mantendo o sistema sempre atualizado e evitando inconsistências financeiras.
Caso tenha qualquer dúvida durante a conciliação, nossa equipe de suporte está à disposição para te ajudar!